Knackpunkt Kostenverwaltung: So können Unternehmer viel Zeit sparen

Eine Software fürs Ausgabenmanagement lohnt sich bereits für Einzelunternehmer.

Jeder, der unternehmerisch tätig ist, sollte nicht nur seine Einnahmen genau im Auge behalten. Auch die Geschäftsausgaben entscheiden am Ende über das, was unterm Strich hängenbleibt. Gerade Selbständige, kleine Unternehmen, aber auch schnell wachsende Start-ups verlieren gerne mal den Überblick – wenn sie sich nicht von Anfang an gut organisiert haben. Doch genau das fällt im Eifer des ersten Erfolges und bei einem vollen Tagesplan oft schwer.

Gerade die manuelle Verwaltung der Geschäftsausgaben kostet viel Zeit, die im Arbeitsalltag bei Einzelunternehmern oder in kleinen Teams nicht vorhanden ist. Die Konsequenz: Es bleibt erst einmal viel liegen. Rechnungen und Belege stapeln sich und schon bald droht das absolute Chaos. Deshalb macht es Sinn, die Prozesse von Anfang an zu automatisieren.

Voll automatisierter Kostenverwaltungsprozess

Dies gelingt mit einem System, das von der Digitalisierung von Rechnungen bis zur Erstattungen der Ausgaben alle Schritte im Kostenverwaltungsprozess übernimmt und steuert. Das spart dem Unternehmer Zeit, Nerven und lässt erst gar nichts außer Kontrolle geraten.

Wer gut organisiert sein will, muss auch nicht zwangsläufig tief in die Tasche greifen: Gerade für Selbständige und kleine Firmen genügt ein Verwaltungssystem mit grundlegenden Funktionen, das schon für eine geringe monatliche Gebühr genutzt werden kann. Dabei sollte es dennoch zahlreiche Optionen bieten, die Prozesse an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

Komplexe Abrechnungen einfach organisiert

Eine gutes System meistert zudem die Automatisierung ganz unterschiedlicher Geschäftsausgaben. Vor allem die Abrechnung von Reisekosten bereitet in Betrieben viel Aufwand. Es ist daher anzuraten, sie weitgehend automatisiert abzuwickeln.

Egal ob Bahn- oder Flugtickets, Geschäftsessen, Taxifahrten oder Hotelreservierungen – sämtliche Kosten sollten mit der Software erfasst und organisiert werden können. Im Idealfall lassen sich mit ihr auch Dienstreiseanträge und damit verbundene Vorschüsse regeln.

Ebenso empfiehlt es sich, eine Lösung für die automatisierte Fahrtkostenabrechnung zu finden. Ein Verwaltungssystem berücksichtigt bei der Kilometerpauschale in der Regel aktuelle Sätze für die Anfahrten mit dem Auto oder dem Fahrrad.

Von Betriebskosten bis Ausgabenpauschalen

Als wesentlich gestaltet sich natürlich die Verwaltung der laufenden Betriebskosten. Dabei geht es um alltägliche und regelmäßige Ausgaben, wie etwa Verwaltungskosten. Im digitalen Zeitalter erfolgen viele Zahlungen nur noch online. Man denke an regelmäßige Einkäufe im Internet und Rechnungen für Telefon und Internet oder Software-Abos. Im Idealfall ruft die genutzte Software fürs Ausgabenmanagement diese im Alleingang ab.

Spezifischer wird es, wenn Unternehmen Ausgabenpauschalen oder einen Verpflegungsmehraufwand anwenden. Doch auch für die Automatisierung solcher Kostenverwaltungsprozesse muss ein System bei Bedarf gewappnet sein.

Eine Investition, die sich lohnt

Macht man sich erst bewusst, wie viele verschiedenartige Kosten in einem Unternehmen anfallen können, fällt die Entscheidung bestimmt leichter, in die Automatisierung der Verwaltung dieser zu investieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Arbeitsaufwand für die Administration der Geschäftsausgaben wird auf ein Minimum reduziert. So können in größeren Unternehmen sogar Personalkosten eingespart werden. Selbständige gewinnen dagegen mehr Zeit, um Aufträge zu erledigen oder neue zu generieren.

Erfahrungsgemäß ist der Zeitgewinn bei Firmen, die viele Reisekosten organisieren müssen, besonders groß. Eine manuelle Verwaltung erweist sich hier als enorm aufwendig und leider auch als extrem fehleranfällig. Excel-Tabellen sind hier absolut nicht mehr zeitgemäß. Mit einem automatisierten System bleibt der Übersicht dagegen gewahrt.

Kurzum: Nur wer die Geschäftsausgaben genau im Blick behält, weiß den Erfolg seines Unternehmens richtig zu bewerten. Das Thema automatisierte Kostenverwaltungsprozesse darf daher nicht vernachlässigt werden.